Le « Kit Utilisateurs Erasmus+Digital » est un ensemble de fiches pratiques mis à la disposition des services impliqués dans la mise en œuvre de la mobilité Erasmus+.

Il est destiné à la prise de décision par le représentant légal de l’établissement et à la gouvernance des établissements, aux différentes directions et équipes métiers dont la contribution est nécessaire au déploiement d’Erasmus+ Digital : relations internationales, informatique, scolarité, formation notamment.

Quelle que soit la taille ou l’organisation de l’établissement concerné, le déploiement d’Erasmus+Digital passe par 4 étapes clefs :

1. COMPRENDRE Erasmus+ Digital

2. MOBILISER l’ensemble des fonctions concernées et construire une vision partagée des actions à conduire

3. DÉMARRER : un ensemble de fiches pratiques pour guider les établissements, quelle que soit leur taille et leur organisation, dans le déploiement et l’utilisation des différentes fonctionnalités de l’Erasmus+ Digital

4. ANTICIPER les prochaines étapes

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1. COMPRENDRE
Erasmus+ Digital

Vous avez besoin de mieux comprendre ce qu’est Erasmus+Digital et quelles sont les implications pour votre établissement ? Cette section est pour vous !

La bonne appropriation de ce que recouvre le processus Erasmus+Digital est une étape cruciale.

Il s’agit ici de comprendre les implications de la mise en œuvre d’Erasmus+Digital, les objectifs visés, ainsi que les articulations entre les différentes dimensions du processus (politique, technique, organisationnelle, communication etc).


Les principales ressources en français liées à cette étape sont regroupées sur :

- La page web de la Commission européenne
- La page web de l’agence Erasmus+ France / Education Formation

Vous y trouverez :

- une vue générale du dispositif, les informations sur les dernières mises à jour et actualités,
- le lien vers les présentations et les webinaires essentiels,
- de courtes vidéos apportant le témoignage des principales parties prenantes, françaises et européennes,
Vidéo de l'Initiative « Carte Étudiante Européenne »
Vidéo de la Journée d'information « Erasmus going digital »
- une Foire Aux Questions pour les établissements français, régulièrement mise à jour par l’Agence nationale Erasmus+ France / Education Formation

S’y ajoute désormais

- un indispensable glossaire : Erasmus+Digital est un processus de digitalisation, qui requiert une acculturation a minima entre les cultures professionnelles et terminologie propres aux gestionnaires des systèmes d’information centraux des établissements (« API », « SI », « IDP », SupAnn, SCHAC !) et celles propres aux relations internationales - et à la gestion des mobilités Erasmus+ en particulier (« PIC », « OID », « EWP », « OLA »+, « MobilityTool / BM » !).

- Pour les plus pressés, l’essentiel de l’Erasmus+Digital en un recto-verso et la minute Erasmus+Digital : une explication animée d’une minute

- Un récapitulatif des principales sources d’information, pour rester informé sur ce processus en évolution continue

Vous connaissez maintenant les principales caractéristiques d’Erasmus+Digital et vous savez ce que vous avez à mettre en place ? Cette section a rempli sa mission !


Des éléments vous manquent encore ? Dites-nous lesquels : contactez votre gestionnaire habituel à l’agence (prenom.nom@agence-erasmus.fr)

2. MOBILISER
l’ensemble des fonctions concernées et construire une vision partagée des actions à conduire

Vous savez ce que votre établissement a à faire pour mettre en place Erasmus+Digital mais vous vous demandez comment mobiliser tous les services concernés et définir un plan d’action partagé ? Cette section est pour vous !

Par son ampleur et par les articulations nécessaires de différentes fonctions (ou services) au sein de l’établissement, la mise en place de l’Initiative Carte Etudiante Européenne / Erasmus+ Digital implique une mobilisation transversale, impulsée par la gouvernance, et une vision partagée relations internationales – informatique – scolarité – formation - vie étudiante, qui sont les services concernés en premier lieu.

Important :
La mise en œuvre de l’ICEE / Erasmus+ Digital est une réflexion à mener à l'échelle de l’établissement. Les ressources du Kit Utilisateurs sont ici offertes en tant que propositions/suggestions issues de l’expérience partagée de plusieurs établissements français au sein du Groupe Utilisateurs, notamment universitaires. Même si leur pertinence et leur utilité est réelle pour d’autres types d’établissement ou d’organisations internes, ces ressources sont amenées à être ré-interprétées et adaptées à la réalité et au projet d’établissement de chacun.

Les ressources du Kit Utilisateurs liées à l’étape « MOBILISER » sont :

- un exemple de note d’intention : destinée au responsable légal de l’établissement d’enseignement supérieur titulaire de la charte Erasmus+ (ECHE) 2021-2027, à la gouvernance de l’établissement et aux principales fonctions (ou services) concernés, cette note propose une synthèse des principales questions qui se posent aux établissements, permettant de sensibiliser rapidement aux enjeux et à la mise en œuvre opérationnelle, en donnant un premier niveau d’information sur les projets/actions à déployer en interne.

- En complément à la note d’intention, est mis à disposition un exemple de schéma global

L’Université de Caen Normandie a travaillé en interservices pour établir un schéma global du déploiement d’Erasmus+Digital. Une vue d’ensemble des différents projets à conduire pour mettre en place Erasmus+Digital au sein d’un établissement est ainsi accessible par une illustration simple et unique.
Membre du Groupe Utilisateurs Erasmus+Digital, l’Université de Caen Normandie a accepté de mettre à disposition ce schéma, à titre d’illustration (chaque établissement ayant une organisation et des outils propres) :

- un schéma fonctionnel par briques : cet outil, développé sous Excel, permet de recenser de manière simple et visuelle, les actions/projets à déployer pour mettre en place les différentes briques de l'ICEE/ Erasmus+ Digital, identifier les fonctions (ou services) concernés ainsi que les rôles de chacun à chaque étape.
Le schéma fonctionnel par briques est un outil destiné à la gouvernance des établissements et aux différentes directions métiers (personnes, fonctions ou services, selon les établissements) concernées, leur permettant de définir un plan d’action propre à l’établissement et adapté à son organisation.

A titre d’exemple concret, vous trouverez également un tableau de suivi et de pilotage, illustrant les différents chantiers à conduire, leur priorisation au regard du calendrier européen communiqué à ce jour, les services impliqués et les systèmes d’information impactés (gestion de la scolarité, gestion des formations – catalogue de cours, gestion des mobilités internationales, annuaire de l’établissement, identifiants étudiants etc).

Le déploiement d’Erasmus+Digital est à présent un projet partagé au sein de votre établissement, le plan d’action est clair et chacun sait ce qu’il doit faire ? Cette section a rempli sa mission !


Des éléments vous manquent encore ? Dites-nous lesquels : contactez votre gestionnaire habituel à l’agence (prenom.nom@agence-erasmus.fr)

3. DÉMARRER
un ensemble de fiches pratiques pour guider les établissements, quelle que soit leur taille et leur organisation, dans le déploiement et l’utilisation des différentes fonctionnalités de l’Erasmus+ Digital

Le plan de déploiement d’Erasmus+Digital est formalisé et partagé au sein de votre établissement, tout le monde est dans les starting-blocks ? Pour démarrer, cette section est pour vous !


Les ressources liées à cette étape et sur lesquelles vous pouvez vous appuyer sont :

- Les instructions relatives à l’ESI – Identifiant Etudiant Européen. Pour les établissements français, la ressource de référence est la rubrique dédiée du site de RENATER. Cette rubrique est spécifiquement conçue pour les établissements participant au programme Erasmus+, notamment pour leur service Informatique s’ils en ont un. Elle présente les différents cas de figure, selon que l’établissement est déjà membre de la « Fédération RENATER » ou non, ainsi que la marche à suivre.
Pour situer le champ d’intervention de RENATER et le rôle de l’ESI dans Erasmus+Digital, vous saurez tout en 10’ en regardant cette vidéo :
Vidéo du webinaire Initiative « Carte Étudiante Européenne »

A noter : le déploiement de l’ESI dans les établissements d’enseignement supérieur français fait l’objet d’échanges interministériels, notamment pour les établissements relevant des ministères en charge de l’agriculture, de la culture, du travail et de l’éducation nationale. Cette rubrique est donc amenée à être compléter prochainement.

- Le guide pratique « connexion au réseau Erasmus Without Paper », pour savoir comment raccorder son établissement à ce réseau sécurisé d’échanges de données. Plus de 70% des établissements européens bénéficiant du programme Erasmus+ sont à ce jour enregistrés auprès du réseau Erasmus Without Paper ; 100% des établissements devront l’être au plus tard en 2022. Le raccordement au réseau Erasmus Without Paper est la condition préalable à l’utilisation des fonctionnalités « OLA - Contrat Pédagogique Erasmus+ en ligne » (obligatoire pour les mobilités d’études intra-européenne Erasmus+, hors consortium) et « IIA - Accord InterInstitutionnel Erasmus+ en ligne ». Les différentes options techniques offertes aux établissements français et, pour chaque cas de figure, sa mise en œuvre concrète, sont présentées dans le guide.

- Le guide pratique «Contrat Pédagogique en ligne », est un guide pas à pas pour générer et gérer les nouveaux contrats pédagogiques Erasmus+. Cette fonctionnalité est rendue obligatoire dès 2021 pour les mobilités d’études intra-européenne, hors consortium et au plus tard pour l’année académique 2022-2023. L’obligation sera progressivement étendue aux mobilités de stage, aux mobilités organisées dans le cadre de consortia et aux mobilités internationales de crédit. La Commission européenne n’a toutefois pas communiqué de calendrier à ce stade pour ces étapes.

Membre du Groupe Utilisateurs Erasmus+Digital, l’Université de Strasbourg a développé deux tutoriels pour guider les étudiants et les personnels administratifs dans l’utilisation des contrats pédagogiques en ligne.
L’Université de Strasbourg a accepté de mettre à disposition ces tutoriels, à titre d’illustration (chaque établissement ayant une organisation et des outils propres) :

- Le guide pratique « carte étudiante européenne », pour mettre en place une carte étudiante conforme aux attendus de l’ICEE / Erasmus+ Digital. Que votre établissement délivre déjà une – ou plusieurs – carte(s) ou n’en délivre pas encore, ce guide vous explique le pas à pas pour passer à la reconnaissance européenne et à l’ouverture de nouveaux services pour vos étudiants, entrants et sortants : quels sont les différents types de cartes, comment les obtenir, à quel prix, comment les personnaliser, comment obtenir un numéro de carte étudiante européenne, quelles sont toutes les questions à se poser et les questions à discuter avec vos établissements partenaires.

Pour accompagner ce cheminement, relevant des décisions propres à chaque établissement, le Groupe Utilisateurs Erasmus+Digital a conçu un « arbre décisionnel carte étudiante européenne ». Cet outil interactif, développé grâce à la Direction Informatique de l’Ecole National d’Art et de Design de Nancy, vous permettra de passer en revue toutes les questions à se poser, les options possibles et en fonction de vos choix successifs, de définir votre « plan de match » personnalisé, que vous pourrez générer en version PDF.

Accédez à l’arbre décisionnel carte étudiante européenne.


Pour être formés sur les dernières mises à jours et les nouvelles fonctionnalités : pensez à consulter les webinaires régulièrement proposés au niveau européen ou national

Les 4 derniers webinaires en ligne :

- Webinaire (FR) «Erasmus+ Digital pas à pas pour les établissements français »

- Webinaire (EN) « Les dernières mises à jour Contrats Pédagogiques et Accords Inter-Institutionnel pour les utilisateurs du Dashboard Erasmus Without Paper »

- Webinaire (EN) « Erasmus+Digital : prêts, installez, partez »

- Webinaire (EN) « Rencontre avec l’appli Erasmus »


Vous êtes raccordés au réseau EWP ? Vous générez, suivez et échangez vos contrats pédagogiques en ligne ? Vos étudiants sont identifiés grâce à l’ESI et disposent d’une carte étudiante reconnue en Europe ? Cette section a rempli sa mission !

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4. ANTICIPER
les prochaines étapes

Vous parlez couramment l’Erasmus+Digital et vous voulez préparer votre établissement aux prochaines étapes du calendrier européen ? Cette section est pour vous !


Erasmus+ Digital est un processus qui s’étale sur une dizaine d’années, entre les premiers développements (en 2015) et la date cible de déploiement de l’ensemble des services (2025), afin de contribuer pleinement aux objectifs de l’Espace Européen de l’Education.

Pour avoir en tête les prochaines étapes collectives définies pour les établissements d’enseignement supérieur européens, voici le calendrier :


Erasmus+ Digital 2021-2025
Outre les améliorations et mises à jour techniques régulières des fonctionnalités existantes, le calendrier commun européen fixe les prochains jalons :
2021 Connexion des établissements chartés Erasmus+ au réseau EWP
A partir du 30 Juin 2021, démarrage de l’échange des contrats pédagogiques et des accords inter-institutionnels Erasmus+ sur le réseau EWP
Les 1ers conseils du Groupe Utilisateurs pour préparer les accords interinstitutionnels Erasmus+ en ligne
Télécharger la Checklist

Septembre 2021 : déploiement du 2ème lot des nouvelles fonctionnalités de l’application mobile Erasmus+ App
2022 A compter de la date de l’appel à propositions Erasmus+ 2022, seuls les accords inter-institutionnels en ligne seront reconnus par le programme
A partir des mobilités de l’année académique 2022-2023, seuls les contrats pédagogiques Erasmus+ en ligne seront reconnus par le programme
Déploiement de la plateforme EDSSI, infrastructure technique pour l’échange de données sécurisé entre acteurs de l’enseignement supérieur européen
2023 Déploiement du service Erasmus+ dématérialisé pour la désignation (« nomination ») des étudiants partant en mobilité Erasmus+
Déploiement du service Erasmus+ dématérialisé pour la transmission des relevés de notes des étudiants en mobilité Erasmus+
2024 Déploiement de la plateforme européenne de services aux étudiants et aux établissements pour la digitalisation du programme Erasmus+
Ce calendrier est communiqué à titre indicatif, il est régulièrement actualisé en fonction des retours utilisateurs sur les services déployés.

A l’image de l’Initiative Carte Etudiante Européenne / Erasmus+ Digital, amenée à évoluer en continu à travers des mises à jour et des nouveaux développements jusqu’en 2025, cette première livraison du « kit Utilisateurs + Digital » devrait s’enrichir progressivement.


Sont envisagés à ce stade :

- un guide d’utilisation de l’application mobile Erasmus+ à l’intention des établissements d’enseignement supérieur,
- un guide pratique pour réaliser ses accords interinstitutionnels Erasmus+ en ligne
Les 1ers conseils du Groupe Utilisateurs pour préparer les accords interinstitutionnels Erasmus+ en ligne

- une mise à jour des modalités de déploiement de l’ESI – Identifiant Etudiant Européen dans les établissements français, notamment pour les établissements relevant des ministères hors ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche (ministère de l’Education Nationale, du ministère de l’Agriculture etc).

Restez connecté !

Contactez votre gestionnaire habituel à l’agence :

prenom.nom@agence-erasmus.fr

#ErasmusDigital

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