Le « Kit Utilisateurs Erasmus+Digital » est un ensemble de fiches pratiques mis à la disposition des services impliqués dans la mise en œuvre de la mobilité Erasmus+.
Il est destiné à la prise de décision par le représentant légal de l’établissement et à la gouvernance des établissements, aux différentes directions et équipes métiers dont la contribution est nécessaire au déploiement d’Erasmus+ Digital : relations internationales, informatique, scolarité, formation notamment.
Quelle que soit la taille ou l’organisation de l’établissement concerné, le déploiement d’Erasmus+Digital passe par 4 étapes clefs :
1. COMPRENDRE Erasmus+ Digital
2. MOBILISER l’ensemble des fonctions concernées et construire une vision partagée des actions à conduire
3. DÉMARRER : un ensemble de fiches pratiques pour guider les établissements, quelle que soit leur taille et leur organisation, dans le déploiement et l’utilisation des différentes fonctionnalités de l’Erasmus+ Digital
4. ANTICIPER les prochaines étapes
- La page web de la Commission européenne
- La page web de l’agence Erasmus+ France / Education Formation
- une vue générale du dispositif, les informations sur les dernières mises à jour et actualités,
- le lien vers les présentations et les webinaires essentiels,
- de courtes vidéos apportant le témoignage des principales parties prenantes, françaises et européennes,
Vidéo de l'Initiative « Carte Étudiante Européenne »
Vidéo de la Journée d'information « Erasmus going digital »
- une Foire Aux Questions pour les établissements français, régulièrement mise à jour par l’Agence nationale Erasmus+ France / Education Formation
- un indispensable glossaire : Erasmus+Digital est un processus de digitalisation, qui requiert une acculturation a minima entre les cultures professionnelles et terminologie propres aux gestionnaires des systèmes d’information centraux des établissements (« API », « SI », « IDP », SupAnn, SCHAC !) et celles propres aux relations internationales - et à la gestion des mobilités Erasmus+ en particulier (« PIC », « OID », « EWP », « OLA »+, « MobilityTool / BM » !).
- Pour les plus pressés, l’essentiel de l’Erasmus+Digital en un recto-verso et la minute Erasmus+Digital : une explication animée d’une minute
- Un récapitulatif des principales sources d’information, pour rester informé sur ce processus en évolution continue
Important :
La mise en œuvre de l’ICEE / Erasmus+ Digital est une réflexion à mener à l'échelle de l’établissement. Les ressources du Kit Utilisateurs sont ici offertes en tant que propositions/suggestions issues de l’expérience partagée de plusieurs établissements français au sein du Groupe Utilisateurs, notamment universitaires. Même si leur pertinence et leur utilité est réelle pour d’autres types d’établissement ou d’organisations internes, ces ressources sont amenées à être ré-interprétées et adaptées à la réalité et au projet d’établissement de chacun.
- un exemple de note d’intention : destinée au responsable légal de l’établissement d’enseignement supérieur titulaire de la charte Erasmus+ (ECHE) 2021-2027, à la gouvernance de l’établissement et aux principales fonctions (ou services) concernés, cette note propose une synthèse des principales questions qui se posent aux établissements, permettant de sensibiliser rapidement aux enjeux et à la mise en œuvre opérationnelle, en donnant un premier niveau d’information sur les projets/actions à déployer en interne.
- En complément à la note d’intention, est mis à disposition un exemple de schéma global
L’Université de Caen Normandie a travaillé en interservices pour établir un schéma global du déploiement d’Erasmus+Digital. Une vue d’ensemble des différents projets à conduire pour mettre en place Erasmus+Digital au sein d’un établissement est ainsi accessible par une illustration simple et unique.
Membre du Groupe Utilisateurs Erasmus+Digital, l’Université de Caen Normandie a accepté de mettre à disposition ce schéma, à titre d’illustration (chaque établissement ayant une organisation et des outils propres) :
- un schéma fonctionnel par briques : cet outil, développé sous Excel, permet de recenser de manière simple et visuelle, les actions/projets à déployer pour mettre en place les différentes briques de l'ICEE/ Erasmus+ Digital, identifier les fonctions (ou services) concernés ainsi que les rôles de chacun à chaque étape.
Le schéma fonctionnel par briques est un outil destiné à la gouvernance des établissements et aux différentes directions métiers (personnes, fonctions ou services, selon les établissements) concernées, leur permettant de définir un plan d’action propre à l’établissement et adapté à son organisation.
A titre d’exemple concret, vous trouverez également un tableau de suivi et de pilotage, illustrant les différents chantiers à conduire, leur priorisation au regard du calendrier européen communiqué à ce jour, les services impliqués et les systèmes d’information impactés (gestion de la scolarité, gestion des formations – catalogue de cours, gestion des mobilités internationales, annuaire de l’établissement, identifiants étudiants etc).
- Les instructions relatives à l’ESI – Identifiant Etudiant Européen. Pour les établissements français, la ressource de référence est la rubrique dédiée du site de RENATER. Cette rubrique est spécifiquement conçue pour les établissements participant au programme Erasmus+, notamment pour leur service Informatique s’ils en ont un. Elle présente les différents cas de figure, selon que l’établissement est déjà membre de la « Fédération RENATER » ou non, ainsi que la marche à suivre.
Pour situer le champ d’intervention de RENATER et le rôle de l’ESI dans Erasmus+Digital, vous saurez tout en 10’ en regardant cette vidéo :
Vidéo du webinaire Initiative « Carte Étudiante Européenne »
A noter : le déploiement de l’ESI dans les établissements d’enseignement supérieur français fait l’objet d’échanges interministériels, notamment pour les établissements relevant des ministères en charge de l’agriculture, de la culture, du travail et de l’éducation nationale. Cette rubrique est donc amenée à être compléter prochainement.
- Le guide pratique « connexion au réseau Erasmus Without Paper », pour savoir comment raccorder son établissement à ce réseau sécurisé d’échanges de données. Plus de 70% des établissements européens bénéficiant du programme Erasmus+ sont à ce jour enregistrés auprès du réseau Erasmus Without Paper ; 100% des établissements devront l’être au plus tard en 2022. Le raccordement au réseau Erasmus Without Paper est la condition préalable à l’utilisation des fonctionnalités « OLA - Contrat Pédagogique Erasmus+ en ligne » (obligatoire pour les mobilités d’études intra-européenne Erasmus+, hors consortium) et « IIA - Accord InterInstitutionnel Erasmus+ en ligne ». Les différentes options techniques offertes aux établissements français et, pour chaque cas de figure, sa mise en œuvre concrète, sont présentées dans le guide.
- Le guide pratique «Contrat Pédagogique en ligne », est un guide pas à pas pour générer et gérer les nouveaux contrats pédagogiques Erasmus+. Cette fonctionnalité est rendue obligatoire dès 2021 pour les mobilités d’études intra-européenne, hors consortium et au plus tard pour l’année académique 2022-2023. L’obligation sera progressivement étendue aux mobilités de stage, aux mobilités organisées dans le cadre de consortia et aux mobilités internationales de crédit. La Commission européenne n’a toutefois pas communiqué de calendrier à ce stade pour ces étapes.
Membre du Groupe Utilisateurs Erasmus+Digital, l’Université de Strasbourg a développé deux tutoriels pour guider les étudiants et les personnels administratifs dans l’utilisation des contrats pédagogiques en ligne.
L’Université de Strasbourg a accepté de mettre à disposition ces tutoriels, à titre d’illustration (chaque établissement ayant une organisation et des outils propres) :
- Le guide pratique « carte étudiante européenne », pour mettre en place une carte étudiante conforme aux attendus de l’ICEE / Erasmus+ Digital. Que votre établissement délivre déjà une – ou plusieurs – carte(s) ou n’en délivre pas encore, ce guide vous explique le pas à pas pour passer à la reconnaissance européenne et à l’ouverture de nouveaux services pour vos étudiants, entrants et sortants : quels sont les différents types de cartes, comment les obtenir, à quel prix, comment les personnaliser, comment obtenir un numéro de carte étudiante européenne, quelles sont toutes les questions à se poser et les questions à discuter avec vos établissements partenaires.
Pour accompagner ce cheminement, relevant des décisions propres à chaque établissement, le Groupe Utilisateurs Erasmus+Digital a conçu un « arbre décisionnel carte étudiante européenne ». Cet outil interactif, développé grâce à la Direction Informatique de l’Ecole National d’Art et de Design de Nancy, vous permettra de passer en revue toutes les questions à se poser, les options possibles et en fonction de vos choix successifs, de définir votre « plan de match » personnalisé, que vous pourrez générer en version PDF.
- Webinaire (FR) «Erasmus+ Digital pas à pas pour les établissements français »
- Webinaire (EN) « Les dernières mises à jour Contrats Pédagogiques et Accords Inter-Institutionnel pour les utilisateurs du Dashboard Erasmus Without Paper »
- Webinaire (EN) « Erasmus+Digital : prêts, installez, partez »
- Webinaire (EN) « Rencontre avec l’appli Erasmus »
| Erasmus+ Digital 2021-2025 |
|---|
| Outre les améliorations et mises à jour techniques régulières des fonctionnalités existantes, le calendrier commun européen fixe les prochains jalons : |
| 2021 | Connexion des établissements chartés Erasmus+ au réseau EWP A partir du 30 Juin 2021, démarrage de l’échange des contrats pédagogiques et des accords inter-institutionnels Erasmus+ sur le réseau EWP Les 1ers conseils du Groupe Utilisateurs pour préparer les accords interinstitutionnels Erasmus+ en ligne Télécharger la Checklist Septembre 2021 : déploiement du 2ème lot des nouvelles fonctionnalités de l’application mobile Erasmus+ App |
| 2022 | A compter de la date de l’appel à propositions Erasmus+ 2022, seuls les accords inter-institutionnels en ligne seront reconnus par le programme A partir des mobilités de l’année académique 2022-2023, seuls les contrats pédagogiques Erasmus+ en ligne seront reconnus par le programme Déploiement de la plateforme EDSSI, infrastructure technique pour l’échange de données sécurisé entre acteurs de l’enseignement supérieur européen |
| 2023 | Déploiement du service Erasmus+ dématérialisé pour la désignation (« nomination ») des étudiants partant en mobilité Erasmus+ Déploiement du service Erasmus+ dématérialisé pour la transmission des relevés de notes des étudiants en mobilité Erasmus+ |
| 2024 | Déploiement de la plateforme européenne de services aux étudiants et aux établissements pour la digitalisation du programme Erasmus+ |
| Ce calendrier est communiqué à titre indicatif, il est régulièrement actualisé en fonction des retours utilisateurs sur les services déployés. |
- un guide d’utilisation de l’application mobile Erasmus+ à l’intention des établissements d’enseignement supérieur,
- un guide pratique pour réaliser ses accords interinstitutionnels Erasmus+ en ligne
Les 1ers conseils du Groupe Utilisateurs pour préparer les accords interinstitutionnels Erasmus+ en ligne
- une mise à jour des modalités de déploiement de l’ESI – Identifiant Etudiant Européen dans les établissements français, notamment pour les établissements relevant des ministères hors ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche (ministère de l’Education Nationale, du ministère de l’Agriculture etc).
